1. Zuerst die Dokumentart bestimmen

RoHS beschränkt bestimmte gefährliche Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten innerhalb ihres Anwendungsbereichs. Ein beim Metalleinkauf vorgelegter RoHS-Prüfbericht ist Teil der einschlägigen technischen Nachweise; er ist keine allgemeine „Umweltzertifizierung“ einer Metallsorte. Erläuterung der Europäischen Kommission zu RoHS

Lesen Sie bei einem mit REACH bezeichneten Dokument Titel und Prüfauftrag weiter: Geht es um ein SVHC-Screening der Kandidatenliste oder eine bestimmte Beschränkung? SVHC-Kandidatenliste, Zulassungsliste und Beschränkungen nach Anhang XVII erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein SVHC-Bericht allein belegt nicht, dass „alle REACH-Anforderungen bestanden“ sind. Informationspflichten zu Kandidatenstoffen sind zudem von Verbotstatbeständen einer bestimmten Beschränkung zu unterscheiden. HSA: SVHC und Zulassung, HSA: REACH-Beschränkungen

Dokumentzwecke und noch erforderliche Nachweise.
DokumentWelche Hauptfrage beantwortet es?Was bleibt zu prüfen?
RoHS-PrüfberichtErgebnisse und zugehörige Entscheidungen für bestimmte Proben und PrüfpositionenZielmarkt, anwendbare Produktanforderungen und Zuordnung der Probe zur tatsächlichen Lieferung
REACH-SVHC-ScreeningberichtStoffscreening innerhalb eines festgelegten Listenstands und PrüfumfangsAbdeckung der benötigten Liste und Anforderungen; nicht sämtlicher REACH-Themen
Werksprüfzeugnis / WerkstoffzeugnisBeispielsweise Werkstoffidentität, chemische Zusammensetzung und vereinbarte mechanische PrüfungenOb die erforderlichen Schadstoffpositionen durch gesonderte geeignete Nachweise abgedeckt sind
SDS / MSDSSicherheitsangaben zu Gefahren, Lagerung, Verwendung und Entsorgung des MaterialsKein Nachweis, dass eine bestimmte Charge auf Schadstoffe oder mechanische Eigenschaften geprüft wurde

Ein SDS kann Sicherheitsinformationen in der Lieferkette vermitteln, ersetzt aber nicht alle erforderlichen Produktnachweise. EU-OSHA: Zweck von Sicherheitsdatenblättern Wenn Schmelzen- oder Coilnummern beziehungsweise mechanische Eigenschaften der gelieferten Ware zugeordnet werden sollen, hilft der Leitfaden zum Stahlprüfzeugnis.

2. Probenbeschreibung, Prüfteil und Liefermaterial zuordnen

Bewahren Sie zuerst das vollständige Dokument auf. Prüfen Sie Berichtsnummer, ausstellende Stelle, Ausgabedatum, Gesamtseitenzahl, Anhänge sowie Berichtigungen und Ergänzungen. Bei Unklarheiten nutzen Sie die offiziellen Prüfkanäle des Ausstellers. Stempel, Logo oder ein Screenshot des Deckblatts allein belegen die Echtheit nicht.

Suchen Sie anschließend Probenbezeichnung, Proben-ID, Prüfteil-ID und Beschreibungen. Sie können auf Deckblatt, Ergebnis- und Fotoseiten verteilt sein. „Silberfarbenes Metall“ beschreibt das Aussehen und verifiziert keine Güte. Selbst dieselbe Gütebezeichnung belegt nicht zwangsläufig dieselbe Beschichtung, Passivierung, Ölschicht oder sonstige Oberfläche. Stammt die Probe samt Bezeichnung vom Auftraggeber, unterscheiden Sie dessen im Bericht wiedergegebene Angaben von den tatsächlich im Labor geprüften Merkmalen.

Sechs Prüfschritte vom vollständigen Dokument und der Probenzuordnung über den Prüfumfang bis zu Ergebnissen und Entscheidungen
Abbildung 1. Lesereihenfolge eines Schadstoffprüfberichts. Jeder Schritt soll an den nächsten anschließen. Die Felder sind Lehrbeispiele; maßgeblich bleiben Bezeichnungen, Gruppen und Fußnoten des Originalberichts.

Auch bei RoHS-Massenanteilen muss die Bewertung auf den homogenen Werkstoff bezogen sein. Bezieht sich eine Position auf Grundwerkstoff, Beschichtung, Gesamtprobe oder eine zusammengefasste Prüfgruppe, klären Sie zunächst Probenaufteilung und Massenbezug des Ergebnisses. Der Wert einer Mischprobe ist nicht automatisch der Wert jedes enthaltenen homogenen Werkstoffs. EPA Irland: Werkstoffebene der RoHS-Bewertung

Lassen Sie den Lieferanten die Anwendbarkeit auf diese Lieferung anhand von Herkunft, Spezifikation, Oberflächenbehandlung und relevanten Änderungsnachweisen erläutern. Ziel ist eine belastbare Zuordnung, keine automatische Wiederholungsprüfung jedes Coils. Probenahme und Dokumentaktualisierung richten sich nach Projektanforderungen und geltenden Regeln. Kommen später galvanische Überzüge, Lack, Klebstoffe oder Beschläge hinzu, prüfen Sie die Abdeckung erneut; der Werkstoffbericht lässt sich nicht ohne Weiteres auf das gesamte Fertigteil ausweiten.

3. Den Umfang aus der Prüfliste ableiten, nicht aus „Pass“

Ein Bericht kann bestandene Positionen, zusätzliche Positionen mit reinen Ergebnisangaben und ungeprüfte Positionen enthalten. Lesen Sie jede Aussage auf dem Deckblatt einzeln. „Pass“ für eine Gruppe erstreckt sich nicht automatisch auf andere Positionen mit „See Results“.

Verknüpfen Sie bei SVHC-Berichten Prüfauftrag, Referenzdatum der Liste und Stoffanhang. Nennt das Deckblatt beispielsweise ausgewählte Prüfungen für 62 anorganische und 11 organometallische, insgesamt 73 Kandidatenstoffe sowie 1 potenziellen Stoff, gilt die Schlussfolgerung für diese Auswahl. Bezeichnen Sie sie nicht als vollständige aktuelle Kandidatenliste und addieren Sie den potenziellen Stoff nicht zur Kandidatenzahl. Diese Felder sind im vom Lieferanten bereitgestellten Neusilber-SVHC-Bericht nachvollziehbar.

Der Einzelabgleich von Namen, CAS-Nummern und nötigen Stoffgruppenbeschreibungen ist verlässlicher als der bloße Vergleich von Prüfanzahlen. Manche Einträge umfassen Gruppen oder mehrere Kennungen; gleiche Zahlen bedeuten nicht zwingend gleiche Inhalte. Zeigt die Ergebnistabelle nur nachgewiesene Stoffe, prüfen Sie nicht einzeln aufgeführte Positionen anhand von Anhang und Fußnoten. Ergänzen Sie nicht eigenmächtig „nicht geprüft“ oder „alles null“.

4. ND zusammen mit Schwelle, Einheit und Methode lesen

Maßgeblich ist zuerst die ND-Definition des Berichts. Manche definieren ND als unterhalb der Methodennachweisgrenze MDL, andere als unterhalb der Berichtsgrenze RL. Die Bestimmungsgrenze LOQ ist eine weitere Methodenkenngröße. Tauschen Sie diese Schwellen nicht ungeprüft aus und setzen Sie RL oder MDL nicht mit einem gesetzlich zulässigen Höchstgehalt gleich.

Der oben genannte Neusilber-SVHC-Bericht definiert ND beispielsweise als unterhalb RL und erklärt ausdrücklich, dass RL kein gesetzlicher Grenzwert ist. Sein RoHS-Bericht definiert ND in den Fußnoten dagegen als unterhalb MDL. Dieselben Buchstaben sind mit den jeweiligen Berichtsnoten auszulegen.

Berichtsfelder, ihre Bedeutung und nicht belegte Schlussfolgerungen.
Angabe im BerichtRichtige EinordnungWas sie nicht unmittelbar belegt
ND, laut Fußnote unterhalb RL oder MDLUnter der Methode und Berichtsregel wird kein Ergebnis ab der betreffenden Schwelle berichtetDass der tatsächliche Gehalt null ist oder sämtliche nicht genannten Stoffe fehlen
Ein RL-, MDL- oder LOQ-WertKenngröße der Methodenfähigkeit, des Nachweises oder der Berichterstattung für die PositionDass es sich um die Auftragsgrenze handelt oder eine höhere Schwelle strenger ist
mg/kg oder MassenprozentBei gleichem Massenanteilsbezug gilt 1 mg/kg = 0.0001%Einen direkten Zahlenvergleich mit einem flächenbezogenen Ergebnis in μg/cm²
„—“, „/“, „nicht zutreffend“ oder ein leeres FeldSymboldefinitionen im Bericht prüfen und nötigenfalls das Labor fragenDie automatische Annahme „geprüft“, „nicht nachgewiesen“ oder „akzeptiert“
Pass, konform, negativ oder nicht eindeutigZusammen mit Probe, Position, Methode und Entscheidungsregel lesenDass unterschiedliche Begriffe bei jeder Methode dieselbe Aussage bedeuten

Auch innerhalb einer Ergebnistabelle können verschiedene Einheiten vorkommen. Sechswertiges Chrom in metallischen Korrosionsschutzschichten kann beispielsweise in μg/cm² angegeben und nach der jeweiligen Methode auf sein Vorhandensein bewertet werden. Der öffentliche Kurztext der IEC 62321-7-1 unterscheidet negative, nicht eindeutige und positive Ergebnisse. Vergleichen Sie ein solches Flächenergebnis nicht direkt mit einem üblichen Gehalt in mg/kg. Anwendungsbereich der IEC 62321-7-1

Einfluss von Berichtsschwellen bei 10 oder 200 mg/kg auf ND gegenüber einer hypothetischen Grenze von 100 mg/kg
Abbildung 2. Vergleich von ND-Berichtsbereichen unter fiktiven Lehranforderungen. Die Farbbänder erläutern allein den durch den Berichtstext ausgedrückten Zahlenbereich; sie sind keine tatsächlichen Konzentrationen, oberen Vertrauensgrenzen oder Messunsicherheiten.

Angenommen, für eine Position gilt eine fiktive Einkaufsobergrenze von 100 mg/kg und beide Beispiele definieren ND als unterhalb der angegebenen Berichtsschwelle. Bei A beträgt diese 10 mg/kg: Zahlenlogisch liegt „unter 10“ auf der Seite „unter 100“. Bei B beträgt sie 200 mg/kg: „unter 200“ allein beantwortet nicht, ob der Wert unter 100 liegt.

Dies sind keine realen Werkstoffergebnisse oder Annahmeregeln für alle Methoden. Bei A bleiben Methodeneignung, Probenabdeckung und Entscheidungsregel zu prüfen. B zeigt einen Bedarf an geeigneteren Nachweisen oder Methoden; ein überhöhter Gehalt ist damit nicht unmittelbar belegt. ND einer einzelnen Position lässt weder den ganzen Auftrag noch alle gesetzlichen Anforderungen automatisch bestehen. Bei Ergebnissen nahe einer Entscheidungsgrenze oder der Angabe „nicht eindeutig“ gilt die vereinbarte Regel; wählen Sie nicht aus Wiederholungen so lange aus, bis ein Ergebnis gefällt. ILAC: Entscheidungsregeln und Konformitätsaussagen

5. Berichtsdatum, Listenstand und Werkstoffänderungen gemeinsam betrachten

Erfassen Sie mindestens Probeneingang, Prüfdatum, Berichtsausgabe und Versionsdatum der genannten Liste oder Spezifikation getrennt. Eine neue Ausgabe garantiert nicht, dass die Prüfliste dem im aktuellen Projekt geforderten Stand entspricht. Ein älterer Bericht dokumentiert weiterhin die damalige Prüfung; seine Eignung für den heutigen Auftrag ist gesondert zu bewerten.

Urteilen Sie nicht pauschal danach, ob ein Bericht älter oder jünger als ein Jahr ist. Prüfen Sie zunächst die mit dem Kunden vereinbarte Aktualitätsvorgabe, dann Änderungen von Herkunft, Zusammensetzung, Oberflächenbehandlung, Produktionsstandort oder relevanten Prozessen sowie aktualisierte Listen und Anforderungen. Bei neuen Listeneinträgen ist die Lücke zu den vorhandenen Nachweisen festzustellen. Lieferant, Labor und Projektverantwortliche bestimmen geeignete Ergänzungen. Versehen Sie ein altes PDF nicht einfach mit einem neuen Datum und behaupten Sie nicht ungeprüft, alle bisherigen Positionen müssten neu getestet werden.

Manche Ergebnisse sind zusätzlich an Probenzustand und Prüfzeitpunkt gebunden. Erklärt eine Fußnote, dass Produktionsdatum oder Lagerbedingungen unbekannt waren und das Ergebnis nur den Zustand bei der Prüfung beschreibt, geben Sie diese Bedingungen mit weiter. Entfernen Sie sie nicht aus einer Übersichtstabelle.

6. Mit einer Prüfliste festhalten, was akzeptiert ist und was fehlt

Die folgende Dokumentenprüfung ist fiktiv; sie enthält keine Annahme- oder Ablehnungsentscheidung zu einem realen Lieferanten, Werkstoff oder Auftrag. Sie zeigt die getrennte Erfassung fehlender Angaben und nachgewiesener Anforderungsverletzungen.

Fiktive Dokumentenprüfung: fehlende Informationen von nachgewiesener Nichtkonformität trennen.
PrüfpunktBefund im LehrbeispielNächster Schritt und Aussageumfang
ProbenzuordnungNur „Metallband“ angegeben; der Auftrag verlangt zusätzlich eine OberflächenbehandlungProbenzustand und Lieferzuordnung nachfordern; Anwendbarkeit noch nicht belegt
PrüflisteDatierte Auswahlprüfliste liegt vor, der Kunde verlangt jedoch größere AbdeckungLücken nach Stoffidentität abgleichen; Prüfergebnisse erhalten, ungeprüfte nicht erfinden
BerichtsschwelleDie ND-Berichtsschwelle liegt über der fiktiven EinkaufsobergrenzeGeeignete Methode und ergänzende Nachweise klären; nicht direkt einen überhöhten Gehalt eintragen
DokumentversionDatum erfüllt die Kundenvorgabe, der Lieferant meldet aber einen geänderten OberflächenzustandÄnderung bewerten, bevor die weitere Anwendbarkeit des Berichts festgelegt wird
ZusatzpositionenEine Deckblattgruppe trägt „See Results“ ohne KonformitätsaussageErgebnisse gegen Projektanforderungen und Entscheidungsbasis prüfen; kein Pass einer anderen Gruppe übernehmen

Die Abschlussaufzeichnung kann belegte Positionen, offene Informationspunkte und festgestellte Nichtkonformitäten trennen. Halten Sie Berichtsversion, Proben- oder Materialumfang, Prüfer und Freigabegrundlage fest. Machen Sie aus dem Materialbericht des Lieferanten kein Werkszertifikat und aus ungelösten Nachweislücken keine abgeschlossenen Prüfungen.

Legen Sie beim Einkauf von verzinktem Blech, Neusilber oder Stanzteilen Kundenanforderungen, vollständige Berichte und Angaben zum vorgesehenen Werkstoff und Oberflächenverfahren zusammen vor. Ist die benötigte Dokumentart unklar, beginnen Sie mit Verwendung, Absatzregion und konkreten Kundenklauseln; besprechen Sie danach Nachweisumfang und offene Fragen.